Aile Şirketleri X - Haleflik Planlaması

Halefiyet planı tek başına bir süreç değil, ana hissedarın bugün sahip oldukları vizyonla, şirketinizin uzun vadede kazanacağı başarıyı birbirine bağlayan köprüdür.

Yeni nesillere haleflik planı aile şirketlerinde nesiller boyu devamlılığın anahtarıdır. Söz konusu planın gerçekleştirilmesinde geç kalınması ise aile içerisinde anlaşmazlıklara ve şirket içinde yer alması düşünülen yeni nesillerin seçiminde yanlış kararlara neden olabilir.

Herhangi bir halefiyet planının anlamlı ve uygulanabilir olması için, belirli ölçülebilir, ulaşılabilir ve birbiriyle uyumlu hedefleri olmalıdır. Ancak bu hedefler belirlendikten sonra bunları gerçekleştirmek üzere çalışmalar başlatılabilir. Yalnızca plan yapmak değil, herkesin onayını ve desteğini sağlamak ya da en azından onları hazırlamak için bu planı üyeler ve diğer hissedarlarla görüşmek gerekir.

Haleflik planı yazılı olarak hazırlanmalı ve bu plan aile üyeleri tarafından ortak kabul görmelidir. Aksi halde uygulanmasında sorunlar yaşanması kaçınılmazdır. Söz konusu plan Aile Meclisi onayından geçirildikten sonra belli aralıklarla günün şartlarına göre, yine Aile Meclisi onayı ile revize edilmeli ve dünyadaki ve ülke içindeki gelişmelere bağlı olarak güncellenmelidir.

İşinizin geleceğini garanti etmek için kesinlikle planlama yapmanız gerekir ve yerinize kimin atanacağı, zamanı gelince düşünülecek bir konu olmamalıdır. Bu süreç, sorular sormayı, strateji geliştirmeyi, planlar yapmayı ve uygulamayı ve sürekli çalışmayı gerektiren bir süreçtir. Üstelik bunun tek bir formülü yoktur. 

Ayrıca, bu çalışma her çapta ve yapıdaki tüm şirketler için inanılmaz derecede karmaşıktır. Halefin başarılı olması, aile işlerinden vergi planlamasına, değer biçmeden hedef belirtmeye kadar birçok konuda deneyim ve beceri gerektirir. Bu da genelde, deneyim sahibi bir ekipten yardım almak anlamına gelir.

Geleceğin liderini belirleme (halefiyet) planı her tür özel kuruluş için geçerlidir. Kavramların çoğu kuruluşların yapılarına göre değişiklik göstermese de, uygulanış biçimleri farklı olabilir. Ancak içinde bulunduğunuz koşulları ve hedeflerinizi sadece siz bilebilirsiniz, yine de o hedeflere ulaşmanız doğru bir ekip sayesinde mümkün olabilir.

Çünkü halef seçimi kurumsal ve kişisel birçok unsuru kapsamaktadır. Bu nedenle, iyi bir danışmanlar kurulu son derece önemlidir. Yeni yöneticileri seçip hazırlamak için ihtiyacınız olan tavsiyeler, avukatınız ya da muhasebecinizden her gün aldığınız fikirlere benzemez. Burada, özel yetenekler ve tecrübeler etkili olur.

Şirketin rekabet gücünün korunması ve hatta sürekliliğinin sağlanması açısından çok önemli olan devir sürecinin önceden planlanması gerekmektedir. Devretme kaçınılmaz bir olgu olmasına rağmen, devretme planları pek çok aile şirketinde “tabu” olarak algılanır. Kurucunun kendi ölümünü anımsatan devretme, kurucunun gücü elden bırakma isteksizliği, çocukları arasında bir seçim yapma zorunluluğu ve nesiller arası rekabet duyguları nedeniyle devretme planı olduğundan daha zor hale gelir.

Pek çok ailede, aile üyelerinin birbirlerine bağlılığı aile şirketinin sürekliliğini sağlar. Aile yaşantısının huzur ve mutluluğu şirkete olumlu bir etki olarak yansır. Ailenin yaşlı üyelerinin şirkete olan duygusal bağı nedeniyle şirketin mülkiyetine devam edip edilmemesi konusu konuşulmaz. Oysa devretme planı, şirketin geleceğini garanti altına almak için yapılır.

Tüm aile şirketlerinde, şirketi ölümsüzleştirme ve şirketin ailede kalması isteği vardır. Devir işlemi kurucunun aniden ve beklenmedik bir şekilde ölümüyle kâbusa dönüşür. Aile, kurucunun ayrılışına hazır olmak içim mutlaka bir çalışma yapmalıdır.

Devir planı yapmayan aile şirketleri, liderin hastalandığında, çok yaşlandığında veya öldüğünde pazar değerinin altında satılarak son bulurlar. Devretme planlamasının ciddi bir şekilde düşünüldüğü zaman patronun öldüğü veya çok ağır hastalık geçirdiği zamanlardır.

Aile şirketinin değişime direnci birçok aile şirketi, çok güçlü bir kurucu patron/lider tarafından yönetilmektedir. Liderin kendine özgü kişiliği, yönetim tarzı, değerleri vardır ve şirket kültürüne tüm bunlar yansımaktadır. Bu çerçevede, lider, şirketin başarıyı yakaladığını düşünmektedir ve herhangi bir değişim önerisi konusunda direnç göstermektedir.

Aile Şirketleri IX - Aile/İş Yapılanması

Aile Konseyi Faaliyet Konuları

Aile Konseyinin faaliyet alanına şu konular girmektedir: gelecekteki yöneticilerin seçimi ve yetiştirilmesi, emeklilik koşullarını belirleme, hisse ve hissedarlık sözleşmesi düzenleme, aile üyelerinin şirket(ler)de çalışma koşulları, mülkiyet ilişkileri ve mülkiyet devri, şirket stratejilerini gözden geçirme, Konsey Başkanı ve üyelerinin seçimi, görevde kalma süresinin belirlenmesi, aile üyelerinin sorumluluk alanları, Aile Anayasası üzerinde değişiklik yapma hakkı, Anayasa'ya aykırılık durumlarında alınacak disiplin önlemleri.

Aile Konseyi Karar Alma Süreç ve Prosedürleri

Aile Konseyinde her üyenin 1 (bir) oy, kurucu üyelerin 2 (iki) , Başkanın 3 (üç) oy hakkı vardır. Konsey Başkanı'nın alınan kararları bir sonraki toplantıda tekrar görüşülmek üzere geçici süreyle reddetme hakkı vardır. Konseyde alınacak kararlar, yürürlükteki hukuki düzenlemelere, etik ilkelere ve genel kabul görmüş işletmecilik ilkelerine aykırı olamaz. Hangi kararların oy birliği, hangi kararların oy çokluğu ile alınacağı, Aile Konseyi Yürütme Kurulu tarafından belirlenecektir. Konsey'de alınan kararlar, karar defterine kaydedilir ve süresiz saklanır.

Aile Konseyi Toplantıları

Aile Konseyi, her ayın ikinci Cumartesi günü Konsey Yürütme Kurulu tarafından belirlenecek yerde toplanır. Zorunlu nedenler olması durumunda toplantı tarihi 10 günü geçmemek kaydıyla ertelenebilir. Toplantı yeri olarak şirkete ya da aile üyelerine ait işyerleri ve meskenlerin kullanılmamasına özen gösterilecektir. Konsey toplantılarına Konsey Yürütme Kurulu'nun belirlenen gündeme göre üyeler dışında da davetli çağırma hakkı vardır. Toplantıdan en az 3 gün önce Yürütme Kurulu bütün üyelere toplantı gündemini ulaştırmak zorundadır. Toplantı gündemi belirlenmeden önce Konsey Yürütme Kurulu bütün konsey üyelerine tek tek başvurup önerilerini almak zorundadır. Şirketle ya da Konseyle ilgili önerileri veya şikâyetleri olan Konsey üyelerinin talep etmeleri durumunda Konsey Yürütme Kurulu veya Kurul adına Konsey Başkanı, üye ile görüşmek zorundadır. Konsey, Başkan ya da aile üyelerinin talebi üzerine olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Aile üyelerinin toplantı talebine, tüm üyelerin 1/3'ünün destek vermesi gerekir.

Aile üyelerinin, işletmeye bağlılıklarının devamını ve önemli sorunlarla başa çıkabilmelerini sağlamak düzenli aralıklarla toplanması önemlidir. Aile üyeleri arasındaki uyumun bozulacağı korkusuyla kritik konuların tartışılmasından endişe edilmemeli, bilakis saygı ve hoşgörüyle yürütülecek tartışmalar teşvik edilmelidir. Aile dışından şirket çalışanları ya da danışmanlar da gerektiğinde toplantılara davet edilebilir. Aile toplantılarının kendisinden beklenen yararları sağlaması açısından tartışılması istenen konularda aile üyelerinin fikrinin alınması, aile üyelerinin tamamının toplantılara katılması, toplantıların içeriğine ilişkin kuralların oluşturulması ve bunlara uyulması (toplantıların zamanı ve süresi, nelerin tartışılacağı vb.) önemlidir.

Burada verilen tanımlamalar, örnek olarak sunulmuştur. Şüphesiz her aileye, her kuruma özgü tanımlamalar ve uygulamalar yapılabilir.

Aile Şirketleri VIII - Aile/İş Yapılanması

Aile Konseyi Oluşturulması

İlgili yasalara göre oluşturulması gereken Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu gibi organların yanı sıra, ailenin iş yaşamındaki etkinliğini arttırmak ve aile ile iş ilişkilerini düzenlemek üzere “Aile Konseyi”nin meydana getirilmesi önemlidir. Aile Konseyi, tüm aile bireylerinin aile ve iş değerleri, politikalar ve geleceğe ilişkin kararlar almak üzere düzenli aralıklarla bir araya geldiği, örgütsel ve stratejik planlama organı olarak işlev görecektir. Aile üyeleri bu toplantılarda görüşlerini, aile ve şirket(ler)le ilgili beklentilerini paylaşırlar. Konseyin temel amacı, şirket(ler)i ve aileyi etkileyen konuları anlamak ve bunlara ilişkin sorunları çözmektir. Böylece, politikaların netleştirilmesi ve aile üyelerine iletilmesi mümkün olabilecektir.

Konseyin, aile bireylerinin kararlara daha fazla katılımını ve böylece bilgi alışverişini arttırmayı, diğer aile üyelerine karşı açık olmayı, bilgiyi paylaşmayı, tartışmayı ve demokratik bir yaklaşımı teşvik etmesi beklenir.

Aile Konseyi Üyeliği Prosedürleri

Aileye ait şirket(ler)in yönetiminde görev alsın ya da almasın, şirket(ler)de hissesi olan aile üyeleri ile bunların birinci derece akrabaları arasında 15 yaşın üzerindekiler Aile Konseyine üye olabilirler. Bu tanımın dışında kalan aile üyelerine de Konsey'in oybirliği ile konsey üyeliği sıfatı verilebilir. Hisse sahibi olmasına karşın 15 yaşını doldurmamış çocuklar Konsey toplantılarına katılabilir ancak oy hakkını ebeveyni/vasisi aracılığıyla kullanabilirler. Konseyin faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak üzere aile dışından danışmanlar da, üyelerin tamamının rıza göstermesiyle, Konseye dahil edilebilir. Aile Konsey'ine, Konsey Başkanı başkanlık eder. Konsey Başkanı, aile üyelerinin aday göstereceği Konsey üyeleri arasında yapılacak seçimle belirlenir. Üyelerin 2/3'ünün oyunu alan kişi Başkan seçilir. Ilk iki turda Başkan seçilemezse, 3. turda en fazla oyu alan isim Başkan olarak atanır. Başkanın görev süresi aksi karar verilmedikçe 2 yıldır. Aile üyelerinin 1/3'ünün önerisi ve üyelerin 2/3'ünün oyu ile Başkanın görevi sona erdirilebilir.

Aile Konseyi bir Yürütme Kurulu tarafından yönetilir. Yürütme Kurulu başkan, başkan yardımcısı ve bir üye'den oluşur. Aile Konseyi Başkanı aynı zamanda Yürütme Kurulu'nun doğal başkanıdır. Başkan'ın önerdiği 3 isim arasından Konsey'de yapılacak oylamalarda en çok oyu alan Konsey üyesi başkan yardımcılığı görevini üstlenir. Başkan ayrıca konsey üyeleri arasından birisini yürütme kuruluna üye olarak atar. Yürütme Kurulu başkan yardımcısı ve üyenin görev süresi 1 yıldır. Bir üyenin aynı göreve tekrar seçilmesi veya atanması olanaklıdır.

Burada verilen tanımlamalar, örnek olarak sunulmuştur. Şüphesiz her aileye, her kuruma özgü tanımlamalar ve uygulamalar yapılabilir.

Aile Şirketleri VII - Aile Anayasası

Aile Anayasası Düzenlenirken Dikkat Edilecek Hususlar

• Aile toplantıları belli bir olgunluğa eriştiğinde ve aile konseyi oluşturulduktan sonra anayasa çalışmalarına başlamak zamanlama açısından doğru olur.
• Öncelikle Yönetim Kurulu anayasa hazırlanması hususunda karar almalıdır.
• Anayasa bir kaç kişinin beklentilerine göre değil tüm tarafların beklentilerine göre şekillendirilmelidir. Tüm taraflara eşit mesafede durmak, uzlaştırıcı rolü üstlenmek, çözüm önerileri üretmek açısından danışman kullanmak önemlidir. Danışmanın hem aile şirketinde hem de çok uluslu kurumsal şirketlerde tecrübe sahibi olmasında ve pratik yönünün yanı sıra akademik yönü de olması anayasa hazırlama sürecine olumlu etki yapar.
• Anayasa düzenleme süreci katılımcı bir yönetim felsefesi ile ele alınmalıdır. Tüm menfaat sahipleri görüşlerini çekinmeden ortaya koymalıdır. Aile üyelerinin her bir hususta fikir birliği gereklilik koşuludur.
• Aile anayasası şirketin şu anda ve gelecekteki yönetim biçimini ortaya koyduğundan hukuka aykırı prensipleri içermemesine dikkat edilmelidir.