Yönetim Kurulu Üyelerinin Görevleri

Yönetim kurulu ve üyelerinin devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri Türk Ticaret Kanunu madde 375’e göre belirlenmiştir. Şirketin üst düzey yönetiminin belirlenmesi, görev ve iş tanımlarının saptanması, idari talimatların verilmesi, muhasebe, finans denetimi, şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması Yönetim kurulunun görevidir. Şirket üst düzey yöneticilerin ve aynı işleve sahip kişilerin, imza yetkisini haiz bulunanların atanmaları ve görevden alınmaları, yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi de Yönetim kurulunun görevleri arasındadır. Pay, yönetim kurulu karar ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun ve kurumsal yönetim açıklamasının düzenlenmesi ve genel kurula sunulması, genel kurul toplantılarının hazırlanması ve genel kurul kararlarının yürütülmesi ve borca batıklık durumunun varlığında mahkemeye bildirimde bulunulması vazgeçilmez ve devredilmez görevleri arasındadır. Yönetim kuruluna kanunla verilmiş bu görevler, her yönetim kurulu üyesini de kanunlar önünde şahsen bağlayan görevleridir.

Yönetim Kurulu üyelerinin görev dağılımı

Türk Ticaret Kanunu madde 366’ya göre; Yönetim kurulu her yıl üyeleri arasından bir başkan ve bulunmadığı zamanlarda ona vekâlet etmek üzere, en az bir başkan vekili seçer. Esas sözleşmede, başkanın ve başkan vekilinin veya bunlardan birinin, genel kurul tarafından seçilmesi öngörülebilir. Yoksa Genel Kurulu takiben ilk yönetim kurulu toplantısında gerçekleştirir. Yönetim kurulunun görev ve sorumluluklarını sağlıklı bir biçimde yerine getirmek, işlerin gidişini izlemek, kendisine sunulacak konularda rapor hazırlamak, kararlarını uygulatmak veya iç denetim amacıyla içlerinde yönetim kurulu üyelerinin de bulunabileceği komiteler ve komisyonlar kurulabilir. Pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde bu komiteler Sermaye Piyasası Kurulu mevzuatına göre belirlenmiştir.

Genel kurul sonrası yapılan ilk Yönetim kurulu toplantısında yapılan görev dağılımında ve Yönetim Kurulu komitelerinde alınan görevlere göre, standart görev ve sorumlulukların yanında alınan görevler uyarınca Yönetim kurulu üyesi çalışmalara başlar. Yönetim kurulu üyeleri, görevlerini yasal mevzuatlar ve şirket iç işleyişi ve yönetim kurulu çalışma esaslarına göre sorumluluklarını yerine getirirken, şirketin, paydaşların ve tüm şirket menfaat sahiplerinin haklarını koruyacak şekilde davranırlar. Bu davranışlarda sadece ve sadece şirketi bütün olarak kabul ederler, şirketin hissedarlarına veya herhangi bir menfaat sahibine karşı sorumluluk hissedemezler. Yönetim kurulu üyesi olmaları nedeniyle, şirketin günlük idari işlerine müdahale etme hakları yoktur. Ancak icra yönetiminde olan Yönetim Kurulu üyeleri, icra faaliyetlerindeki sorumlulukları ölçüsünde ve o görev tanımları çerçevesince günlük işlere karışabilirler.

Yönetim Kurulu üyelerinin hakları

Yönetim kurulu üyeleri, Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen haklarını, görevleri süresince kullanmakla yükümlüdürler. Ayrıca pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde buna ilaveten Sermaye Piyasası kanunu, mevzuatları ve tebliğler uyarınca belirtilen haklarını kullanmak zorundadırlar. Haklarını kullanabilmek için, Türk Ticaret Kanunu madde 392’ye göre; her yönetim kurulu üyesi şirketin tüm iş ve işlemleri hakkında bilgi isteyebilir, soru sorabilir, inceleme yapabilir. Bir üyenin istediği, herhangi bir defter, defter kaydı, sözleşme, yazışma veya belgenin yönetim kuruluna getirtilmesi, kurulca veya üyeler tarafından incelenmesi ve tartışılması ya da herhangi bir konu ile ilgili yöneticiden veya çalışandan bilgi alınması reddedilemez. Yönetim kurulu toplantılarında kendilerine önceden yazılı olarak ulaştırılan gündem maddeleri ve içeriklerine ait bilgi, belge, dokümanları incelemeli ve varsa görüşlerini toplantılarda sözlü veya yazılı belirtmelidirler. Yönetim kurulu üyesi, yönetim kurulu toplantıları dışında, şirket yönetimiyle görevlendirilen kişilerden, işlerin gidişi ve belirli münferit işler hakkında bilgi alabilir ve görevinin yerine getirilebilmesi için gerekliyse, şirket defterlerinin ve dosyalarının kendi incelemesine sunulmasını isteyebilir. Ancak bu Yönetim kurulu başkanının izniyle olabilir. Yönetim kurulu üyesinin bu istekleri Yönetim Kurulu Başkanı tarafından diğer üyelerle de paylaşılır.

Yönetim Kurulu üyeleri herhangi bir konuda kaygı duyduklarında, bunu dile getirmeli, yeterli yanıt, bilgi alma hakları olduğunu bilmelidirler. Kaygı ve görüşlerini önceden Yönetim Kurulu Başkanına yazılı olarak iletilerek, toplantı gündemine alınması ve detaylı bilgi istenmesi hakları vardır. Yönetim Kurulu Başkanının bu istekleri diğer Yönetim kurulu üyelerini de bilgilendirerek iyi niyetle karşılaması esastır. Ancak kaygı ve istekler dile getirilirken açık ve net söylemlerde bulunmak, düşünce ayrılığı veya uzlaşmazlıklar olduğunda yapıcı olmak, kişiselleştirmeden, öncelikle objektif olarak şirketin haklarını korumak zorundadırlar. Yönetim kurulu üyeleri haklarını tam olarak kullanabilmek için şirketle ilgili güncel gelişmeleri takip edebilmeli, işlere ve toplantı gündemindeki maddelerin içerik ve detaylarına hakim olabilmelidirler. Herhangi bir çıkar çatışması durumunda, Yönetim kurulu üyesi önceden o konu veya o toplantı gündemi içeriğine ait görüşlerini yazılı olarak belirtmeli, gereğinde toplantının o gündem maddesi görüşme ve kararlarına katılmamalıdır.

Kanunların ve tüm mevzuatların kendilerine verdiği yetkilerle sorumluluklarını yerine getiren Yönetim Kurulu üyelerinin ücretlendirme esasları, ücret politikası olarak yazılı hale getirilmeli, şirketin kurumsal internet sitesinde yer verilerek, genel kurul toplantısı gündeminde ayrı bir madde olarak pay sahiplerinin bilgisine sunulmalıdır.

Yönetim kurulu üyelerinin tamamına, görev yaptıkları şirket tarafından ücret verilmesi esastır. O şirketin hakim veya bağlı ortaklıklarında görev yapsalar dahi, o görevlerinden ayrı olarak Yönetim kurulu üyelikleri için ücret almalıdırlar. Ayırdıkları nitelikli zamanın karşılığı olarak alınacak bu ücret görevlerine gösterdikleri/gösterecekleri özeni motive edici miktarda olmalıdır. Bu ücretlendirmede, şirketin politikası gereğince kâr payı, pay opsiyonları veya şirketin performansına dayalı ödeme planları da kullanılabilir.  

Türk Ticaret Kanunu madde 394’e göre; Yönetim kurulu üyelerine, tutarı esas sözleşmeyle veya genel kurul kararıyla belirlenmiş olmak şartıyla huzur hakkı, ücret, ikramiye, prim ve yıllık kârdan pay ödenebilir. Ancak birçok şirkette icracı olmayan Yönetim Kurulu üyeleri zorunlu olmadığı için ücret almamaktadır. Hisse sahiplerinin başka şirketlerinde çalışan profesyonel kişiler, Yönetim Kurulu üyesi olarak görev yaptıkları için gelirlerini ana şirketten elde etmektedirler. Halbuki Yönetim kurulu üyesinin üstlendiği sorumluluklar ve ayıracağı zaman göz önüne alındığında mutlaka görev yaptığı şirketten de bir gelir etmesi iyi yönetim açısından gereklidir. Zaten payları borsada işlem gören şirketlerin Yönetim Kurullarında zorunlu olan bağımsız Yönetim Kurulu üyeleri mevzuat açısından ücret almaktadırlar. Yönetim Kurulu üyelerine sağlanan mali haklar, Kurumsal Yönetim Tebliği II 17.1 eki madde 4.6’da belirtilmiştir.

 Bağımsız yönetim kurulu üyelerinin görevlerine ilişkin ücretlendirmesinde de genel kurulca onaylanan ücret verilir. Bu ücret aylık, yıllık, toplantı başına saptanabilir. Ancak genel kurulda nasıl onaylanırsa, görev bitimine veya bir sonraki genel kurulda kararlaştırıncaya kadar aynı miktarda ödenir. Kâr payı, pay opsiyonları veya şirketin performansına dayalı ödeme planları kullanılamayan Bağımsız yönetim kurulu üyelerinin ücretlerinin bağımsızlıklarını koruyacak düzeyde olmasına, yönetim kurulunda üstlendikleri görevlere, şirkete kattıkları değer ve ayırdıkları zamana göre hakkaniyetli olmasına dikkat edilmelidir.

Yönetim kurulu üyelerinin ve idari sorumluluğu bulunan yöneticilerin ücretlendirme esasları yazılı hale getirilmeli ve genel kurul toplantısı gündeminde ayrı bir madde olarak pay sahiplerinin bilgisine sunularak ortaklara bu konuda görüş bildirme imkânı tanınmalıdır. Bu amaçla hazırlanan ücret politikasına şirketin kurumsal internet sitesinde yer verilir.

Yönetim Kurulu üyelerinin sigortaları

Türk Ticaret Kanunu madde 361’e göre; Yönetim kurulu üyelerinin, görevlerini yaparken kusurlarıyla şirkete verebilecekleri zarar, şirket sermayesinin yüzde yirmi beşini aşan bir bedelle sigorta ettirilmiş ve bu suretle şirket teminat altına alınmışsa, bu husus halka açık şirketlerde Sermaye Piyasası Kurulunun ve ayrıca pay senetleri borsada işlem görüyorsa borsanın bülteninde duyurulur ve kurumsal yönetim ilkelerine uygunluk değerlendirmesinde dikkate alınır. Kurumsal Yönetim Tebliği II 17.1 eki madde 4.2.8 uyarınca Kamuyu Aydınlatma Platformu’nda açıklanır.

Yönetim Kurulu üyelerinin sorumlulukları

Yönetim kurulu üyeleri, Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen haklarını, görevleri süresince kullanmakla yükümlüdürler. Türk Ticaret Kanunu madde 396’ya göre; Yönetim kurulu üyeleri, genel kurulun iznini almaksızın, şirketin işletme konusuna giren ticari iş türünden bir işlemi kendi veya başkası hesabına yapamazlar. Aynı sektörde ve aynı tür ticari işlerle uğraşan bir şirkete sorumluluğu sınırsız ortak sıfatıyla olsa dahi giremezler. Yönetim kurulu üyesinin bu hükme aykırı harekette bulunduğu tespit edilirse, şirket tazminat isteyebilir veya tazminat yerine yapılan işlemi ve bu işlemden dolayı maddi kazanımları şirket adına yapılmış sayabilir.

Ayrıca pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde buna ilaveten Sermaye Piyasası kanunu, mevzuatları ve tebliğler uyarınca ilave sorumlulukları vardır. Bağımsız Yönetim Kurulu üyelerinin bu sorumlulukları, diğer üyelerden daha fazladır.

Kurumsal Yönetim Tebliği II-17.1’ne göre ilişkili taraf işlemleri ile yaygın ve süreklilik arz eden işlemlerde Bağımsız yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğunun söz konusu işlemleri onaylaması gerekmektedir. En az iki Bağımsız üyenin bulunması zorunluluğu nedeniyle çoğunluk iki üyenin birlikte kararını gerekmektedir. Onay gerçekleşmediği takdirde bu durumun işleme ilişkin yeterli bilgiyi içerecek şekilde Kamuyu Aydınlatma Platformunda açıklanması ve işlemin genel kurul onayına sunulması gerekmektedir.

Türk Ticaret Kanunu madde 366’a göre komite kurulması ve madde 367’ye göre yönetimin; esas sözleşmeye konulacak bir hükümle, düzenlenen bir iç yönergeye uygun olarak, kısmen veya tamamen bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine yetki verilebilmesi mümkündür. Sermaye Piyasası Kurulu’nun Kurumsal Yönetim Tebliği II 17.1 eki madde 4.5 uyarınca pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde komiteler kurulması mecburidir. Yönetim kurulunun görev ve sorumluluklarını sağlıklı bir biçimde yerine getirmesi için kurulan, çalışma esasları oluşturularak Yönetim kurulunun görevleri bir anlamda delege edilen; Denetimden Sorumlu Komite, Riskin Erken Saptanması Komitesi, Kurumsal Yönetim Komitesi, Aday Gösterme Komitesi ve Ücret Komitesinin başkanlarının Bağımsız Yönetim Kurulu üyelerinden oluşması gerekmektedir. Bu komitelerin üyelerinin çoğunluğu da Bağımsız Yönetim kurulu üyesi olması zorunludur.

Bu komitelerden, şirketin muhasebe sistemi, finansal bilgilerinin, yıllık ve ara dönem finansal tabloların kamuya açıklanması, bağımsız denetimi ve şirketin iç kontrol ve iç denetim sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetimini yapan, şirketin izlediği muhasebe ilkeleri ile gerçeğe uygunluğunun ve doğruluğunun kontrolü, bağımsız denetim kuruluşunun seçimi ve sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması, bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmaları gözetmekle sorumlu Denetimden Sorumlu Komitenin sadece Bağımsız Yönetim kurulu üyelerinden teşkil etmesi mevzuat zorunluluğudur.

Kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların şirketin izlediği muhasebe ilkeleri ile gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin değerlendirmelerini yapmak, Sermaye Piyasası kurulunun, Sermaye Piyasasında Finansal Raporlamaya İlişkin Tebliği Seri:II, No:14.1 gereğince hazırlanan faaliyet raporunu işin gelişimi ve performansını, şirketin finansal durumunu, karşı karşıya olduğu önemli riskler ve belirsizliklerle birlikte dürüst bir biçimde yansıttığını beyan etmek görevi Bağımsız Yönetim kurulu üyelerinden oluşan Denetimden Sorumlu komitenin görevidir.

Yönetim kurulu, şirketin belirlenen ve kamuya açıklanan operasyonel ve finansal performans hedeflerine ulaşmasından sorumludur. Şirketin kamuya açıklanan operasyonel ve finansal performans hedeflerine ulaşıp ulaşamadığına ilişkin değerlendirme ve ulaşılamaması durumunda gerekçeleri yıllık faaliyet raporunda açıklanmalıdır. Buna bağlı olarak Yönetim kurulu, hem kurul hem üye hem de idari sorumluluğu bulunan yöneticiler bazında özeleştirisini ve performans değerlendirmesini yapması gerekir.

Risk Yönetimi

Türk Ticaret Kanunu madde 378’e göre ve Sermaye Piyasası Kurulu’nun Kurumsal Yönetim Tebliği II 17.1 eki madde 4.5.1 uyarınca pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde; yönetim kurulu, şirketin varlığını, gelişmesini ve devamını tehlikeye düşüren sebeplerin erken teşhisi, bunun için gerekli önlemler ile çarelerin uygulanması ve riskin yönetilmesi amacıyla, uzman bir komite kurmak, sistemi çalıştırmak ve geliştirmekle yükümlüdürler.

Diğer şirketlerde Riskin erken saptanması komitesi denetçinin gerekli görüp bunu yönetim kuruluna yazılı olarak bildirmesi hâlinde derhâl kurulur ve ilk raporunu kurulmasını izleyen bir ayın sonunda verir. Komite, yönetim kuruluna her iki ayda bir vereceği raporda durumu değerlendirir, varsa tehlikelere işaret eder, çareleri gösterir. Rapor denetçiye de yollanır.

Yönetim Kurulu üyeliğinin sonlanması

Yönetim kurulunu üyeliği, genel kurulda belirlenen süre bittiğinde sonlanır. Bunun dışında Bağımsız Yönetim Kurulu üyesinin görevine son verilemez. Türk Ticaret Kanunu madde 362’ye göre; en çok üç yıl süreyle görev yapmak üzere seçilebilen Yönetim kurulu üyeleri haklı bir nedenden dolayı görevden alınmaları gerekiyorsa, esas sözleşmeyle atanmış olsalar dahi Türk Ticaret Kanunu madde 364’e göre; gündemde ilgili bir maddenin bulunması veya gündemde madde bulunmasa bile haklı bir sebebin aniden varlığı hâlinde, genel kurul kararıyla her zaman görevden alınabilirler. Bunun dışında Yönetim kurulu üyesi kendi istifası ile görevini sonlandırabilir. Hissedarlar adına Yönetim Kurullarında görev yapan kişilerin, profesyonel ilişkilerinin gelişimi ile ilintili olarak, Yönetim Kurulu üyelikleri sonlanabilir. Ancak Yönetim kurulu üyesi olan tüzel kişi, kendi adına tescil edilmiş bulunan kişiyi her an değiştirebilir.

Bağımsız Yönetim kurulu üyeleri için pay senetleri borsada işlem gören şirketlerde Türk Ticaret Kanunu’na ilaveten Sermaye Piyasası mevzuatlarına göre, şirketin tabi olduğu tebliğler uyarınca o şirkette Yönetim kurulu üyeliği yapma yetkinlikleri kalmayan veya Kurumsal Yönetim Tebliği II-17.1’ye göre Bağımsız üye olma kriterlerini yitirme ve görevini yerine getiremeyecek duruma gelme halinde görevin sonlanması, bağımsızlığını kaybeden yönetim kurulu üyesinin ilke olarak istifa etmesi gereklidir. Bu durum bağımsız üye tarafından Kamuoyunu Aydınlatma Platformu’nda açıklanmak üzere derhal yönetim kuruluna iletilir. Ve o bağımsız üye eş zamanlı olarak bu durumu ve gerekçesini Kurul’a da yazılı olarak iletir.